إتيكيت وسائل الاتصال الإلكترونية

إتيكيت وسائل الاتصال الإلكترونية


توافر كافة وسائل الاتصال الإلكترونية قد تكون شبه ملحة فى المنزل.. وإن لم تكن بالفعل قد توفرت الآن من تليفون خلوي.. فاكس.. بريد إالكتروني..


أما في العمل فهي ضرورية وغاية في الأهمية والقلق في نفس الوقت. وهناك قواعد فعالة لاستخدام هذه الوسائل المزعجة.

- ميكروفون التليفون:

متى تستخدمه بدلاً من رفع السماعة بيديك؟ ستكون الإجابة المنطقية عند انشغالك بشئ من كتابة رسائل أو إعداد ملفات سواء لها علاقة بهذه المكالمة أم لا وذلك بعد الاستئذان من الذي تتحدث معه. وإذا كانت يداك دائمة الانشغال عليك باستخدام سماعة الرأس.. وبذلك ستتجنب تصنت الغير على مكالماتك!!.



- التليفون المحمول (الخلوي):

هو أداة هامة للغاية لكن الكثير منا يسئ استخدامه. والغرض الأساسي منه الاستعانة به في الأماكن التي لا توجد بها وسائل الاتصال لأغراض العمل الهامة وليس للتسلية كما يعتقد البعض.



- تليفون السيارة:

حلاً مثالياً إذا كنت تقضي معظم الوقت خارج المكتب متنقلاً بالسيارة – لكن احذر استخدامه بكثرة أثناء القيادة لتجنب الحوادث أو عند دخول نفق تحت الأرض.



- البريد الإلكتروني:

وسيلة سريعة جداً وغير رسمية كأنك تتحدث مع شخص وجهاً لوجه. لكن لابد من الالتزام بالرسمية عند استخدامه، فعندما تبعث رسالة إلى مديرك وأنت معتاد على مناداته بلقبه فلا تغيره في الرسالة باستخدام الاسم الأول مثلاً. لا تستخدم النكات أو علامات الترقيم التي ليست لها أية ضرورة أو تلك الجمل الضاحكة بين قوسين.

لا تكتب الرسالة إذا كانت باللغة الإنجليزية بالحروف الاستهلالية الكبيرة.



- الفاكس:

إرسال الفاكس يكون للضرورة القصوى فلا تضيع وقتك غيرك أو تشغل خطه التليفوني إلا في الأمور الهامة والفاصلة.

لا تحاول مطلقاً إرسال السيرة الذاتية الخاصة بك عن طريق الفاكس إلا إذا طلب منك ذلك. لابد وأن يحتوي على صفحة استهلالية توضح فيها عدد الصفحات التي ترسلها والتاريخ ولمن ترسله والجهة الراسلة ورقم تليفونك والفاكس لتفادي حدوث أية مشاكل أو أعطال في الاستقبال.

اتيكيت الاتصال بالآخرين


الاتصال بالآخرين من الأمور التي وضع لها خبراء الإتيكيت قواعد لكي لا يتحول هذا الاتصال إلى إزعاجا للآخرين ، و على من يرغب في الاتصال التقيد بها لكي لا يقع في أخطاء تتعارض و الإتيكيت .

ومن هذه القواعد :


• على المتصل التعريف باسمه و ليس من الإتيكيت أن يقول المتصل " ألم تعرفني ؟ ".


• اختيار الوقت المناسب و تجنب الاتصال في وقت قد يسبب حرجا للمتصل عليه " مثل الاتصال وقت القيلولة "

و في حالة وجود أمر ملح لا يمكن تأجيلة فينصح خبراء الإتيكيت بإرسال رسائل مختصرة عن الموضوع و طلب التحدث إذا كان وقت الآخر يسمح بذلك .


• لا يسمح بتسجيل مكالمات الآخرين أو وضعهم على مكبر الصوت دون إذن منهم أو إخبارهم لأن ذلك يتعارض تماما مع قواعد الإتيكيت


• عندما نقوم بالاتصال على شخص و لا نتلق ردا منه ، فمن الممكن أن يكون مشغولا و لا يحبذ تكرار الاتصال